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Die Website einer Steuerberatungs- oder Buchhaltungskanzlei sollte klar zeigen, was Sie tun und was es kostet, und neuen Mandanten einen schnellen Start ermöglichen: ihre Daten senden, ihre Unterlagen hochladen und Ihren Bedingungen zustimmen. EverWeb liefert Ihnen die Seiten, und in EverWeb 4.6 und neuer können die Formulare Dokumente, Unterschriften und Festpreise entgegennehmen.

Bevor Sie Dokumente oder Zahlungen online entgegennehmen, prüfen Sie die Regeln Ihrer Berufsorganisation zu Mandantenunterlagen, Auftragsvereinbarungen und dem Umgang mit Mandantengeldern. Dazu können wir nicht beraten.

Wer das nutzt

• Ein Buchhaltungsbüro mit zwei Personen lässt neue Mandanten die Steuererklärung des Vorjahres vor dem ersten Termin hochladen.
• Eine selbstständige Steuerberaterin verkauft ein Paket für die private Steuererklärung zum Festpreis und erhält die Zahlung, wenn der Mandant das Formular absendet.
• Ein Lohnbüro stellt jeden Monat eine Checkliste als PDF online und ersetzt sie, ohne den Link zu ändern.
• Eine kleine Kanzlei nimmt in der Hochsaison Anfragen für ein kostenloses 20-minütiges Telefonat entgegen.

Mit (Add-on) markierte Funktionen benötigen das Add-on Contact Forms Enhanced. Unterschriften und Zahlungen benötigen außerdem EverWeb 4.6 oder neuer. Siehe Was ist das Contact Forms Enhanced Add-on?

Seiten, die Sie anlegen sollten

EverWeb-Funktionen, die helfen

Ein Formular für neue Mandanten in Schritten (Add-on für Uploads)

Teilen Sie das Formular mit Step Break (Schrittumbruch) in Seiten auf, zum Beispiel Über Sie, Ihr Unternehmen, Unterlagen und Vereinbarung, mit Fortschrittsbalken und den Buttons Zurück und Weiter. Fügen Sie für jedes Dokument ein Feld File Upload (Datei-Upload) hinzu, denn jedes Feld nimmt eine Datei auf, und stellen Sie Accept (Akzeptieren) auf Images And PDF, Excel oder einen anderen erwarteten Typ ein. Die Dateien laden Sie aus Ihrem Kundenbereich herunter. Siehe Aufnahmeformulare mit Datei-Upload: Dokumente von Ihren Kunden einholen.

Was Sie nicht in einem Formular abfragen sollten

Fragen Sie in Formularfeldern nicht nach Bankverbindungen, Passwörtern für Onlinebanking oder Steuerportale oder nach Ausweisnummern. Wenn Mandanten Dokumente hochladen, die solche Angaben enthalten, laden Sie die Dateien herunter und löschen Sie die Einsendung, sobald Sie sie dort gespeichert haben, wo Ihre Kanzlei ihre Unterlagen aufbewahrt. Ihre Website sollte HTTPS haben, damit Formulare sicher gesendet werden: Siehe Meine Website zeigt „Nicht sicher“: So erhalten Sie HTTPS (SSL) für Ihre Website.

Auftragsvereinbarungen (Add-on)

Zeigen Sie die Vereinbarung oder verlinken Sie darauf und fügen Sie dann ein Kästchen Consent (Einwilligung), den eingetippten vollständigen Namen, Date (Datum) und Signature (Unterschrift) hinzu. Stellen Sie bei jedem Formular mit einem Signature-Feld E-Mail-Versand auf SMTP Details (SMTP-Daten): Dann kommt die Unterschrift als Bild (PNG) im Anhang der E-Mail an. Die Regeln für elektronische Signaturen unterscheiden sich je nach Land und Dokument. Klären Sie daher mit Ihrer Berufsorganisation, ob dies für Ihren Zweck genügt. Siehe Vereinbarungen, Verträge und Einwilligungserklärungen online unterschreiben lassen.

Festpreise online (Add-on)

Ein Formular kann einen festen Preis für ein Paket berechnen. Legen Sie Ihre Pakete in einem Feld Card Select mit je einem Preis an, fügen Sie ein kostenpflichtiges Extra mit einem Feld Toggle (Schalter) hinzu und tragen Sie einen Tax Rate (%) (Steuersatz) ein, wenn Sie Steuern berechnen. Besucher zahlen auf der eigenen Bezahlseite von Stripe oder PayPal, und Sie erhalten das Formular als bezahlt markiert. Zahlungen über Formulare sind nur einmalig möglich: Für monatliche Pauschalen verwenden Sie die Werkzeuge für wiederkehrende Zahlungen in Ihrem Stripe- oder PayPal-Konto oder die kostenpflichtigen Pläne von Membership Sites. Siehe Ein Produkt mit Optionen und Extras über Ihr Kontaktformular verkaufen.

Telefonate und Termine (Add-on)

Mit Calendar (Kalender) und Select Time (Zeitauswahl) können Mandanten eine Zeit vorschlagen. Das Formular prüft Ihren Terminkalender nicht, bestätigen Sie also per E-Mail. Wenn Sie bereits einen Online-Buchungsdienst nutzen, zeigen Sie dessen Kalender mit dem Widget HTML Snippet. Siehe Buchungen und Anzahlungen mit Ihrem Kontaktformular annehmen und Einen Buchungskalender, einen Instagram-Feed oder anderen externen Code mit dem Widget HTML Snippet hinzufügen.

Checklisten und Leitfäden

Verlinken Sie einen Button mit einem PDF, indem Sie Link zu auf Einer Datei stellen. Wenn Sie die Checkliste aktualisieren, verwenden Sie Asset ersetzen... in der Ressourcenliste: Die Adresse bleibt gleich, sodass die Links in Ihren E-Mails weiter funktionieren. Siehe Wie verlinke ich auf ein PDF, damit Besucher es öffnen oder herunterladen können? und Ein Bild oder PDF überall auf einmal ersetzen und nicht mehr verwendete Dateien entfernen (die Ressourcenliste).

Fristenerinnerungen und Neuigkeiten

Veröffentlichen Sie Erinnerungen und kurze Leitfäden im Blog von EverWeb und teilen Sie sie mit Ihren Mandanten. Siehe Wie füge ich meiner EverWeb-Website einen Blog hinzu?.

Besuchern helfen, Antworten zu finden

Mit einem Search Field (Suchfeld) finden Besucher jede Seite, die ein Wort wie „Umsatzsteuer“ oder „Lohnabrechnung“ erwähnt. Das Widget Akkordeon hält eine lange FAQ-Seite übersichtlich. Siehe Ein Suchfeld zu Ihrer Website hinzufügen, damit Besucher jede Seite finden.

Feedback nach der Hochsaison

Ein kurzes Formular mit einem Star Rating (Sternebewertung) oder einer Rating Scale (Bewertungsskala) von 0 bis 10 zeigt Ihnen, wie Mandanten den Ablauf erlebt haben. Siehe Feedback, Bewertungen und Umfrageantworten mit Bewertungsfeldern sammeln.

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