Kennisbank

De website van een accountant of boekhouder moet duidelijk maken wat u doet en wat het kost, en nieuwe klanten snel op weg helpen: hun gegevens sturen, hun documenten uploaden en akkoord gaan met uw voorwaarden. EverWeb geeft u de pagina's, en in EverWeb 4.6 en later kunnen de formulieren documenten, handtekeningen en vaste tarieven ontvangen.

Controleer voordat u online documenten of betalingen ontvangt de regels van uw beroepsorganisatie over klantdossiers, opdrachtbevestigingen en het omgaan met geld van klanten. Daarover kunnen wij u niet adviseren.

Wie gebruikt dit

• Een boekhoudkantoor met twee mensen laat nieuwe klanten de aangifte van vorig jaar uploaden vóór het eerste gesprek.
• Een zelfstandige accountant verkoopt een pakket voor de aangifte inkomstenbelasting tegen een vaste prijs en ontvangt de betaling als de klant het formulier verstuurt.
• Een salarisadministratiekantoor zet elke maand een checklist als pdf online en vervangt die zonder de link te veranderen.
• Een kleine praktijk ontvangt in het drukke seizoen aanvragen voor een gratis telefoongesprek van 20 minuten.

Functies met de vermelding (add-on) hebben de Contact Forms Enhanced add-on nodig. Handtekeningen en betalingen hebben daarnaast EverWeb 4.6 of later nodig. Zie Wat is de Contact Forms Enhanced Add-on?

Pagina's om te maken

EverWeb-functies die helpen

Een formulier voor nieuwe klanten in stappen (add-on voor uploads)

Gebruik Step Break (stapovergang) om het formulier over pagina's te verdelen, bijvoorbeeld Over u, Uw bedrijf, Documenten en Akkoord, met een voortgangsbalk en knoppen Vorige en Volgende. Voeg voor elk document een veld File Upload (bestand uploaden) toe, omdat elk veld één bestand ontvangt, en stel Accept (accepteren) in op Images And PDF (afbeeldingen en pdf), Excel of een ander type dat u verwacht. U downloadt de bestanden in uw klantenpaneel. Zie Intakeformulieren met bestandsuploads: documenten van uw klanten verzamelen.

Wat u niet via een formulier moet vragen

Vraag in formuliervelden niet om bankrekeninggegevens, wachtwoorden voor internetbankieren of het belastingportaal, of identiteitsnummers. Uploaden klanten documenten waarin die staan, download de bestanden dan en verwijder de inzending zodra u ze hebt opgeslagen waar uw praktijk haar dossiers bewaart. Uw site moet HTTPS hebben, zodat formulieren veilig worden verzonden: zie Mijn site meldt 'Niet veilig': zo krijgt u HTTPS (SSL) op uw website.

Opdrachtbevestigingen (add-on)

Toon de brief, of link ernaar, en voeg daarna een vinkvakje Consent (toestemming) toe, een getypte volledige naam, Date (datum) en Signature (handtekening). Stel Mail verzenden in op SMTP Details (SMTP-gegevens) voor elk formulier met een Signature-veld: dan komt de handtekening binnen als afbeelding (PNG) die aan de e-mail is toegevoegd. De regels voor elektronische handtekeningen verschillen per land en per document, dus vraag uw beroepsorganisatie of dit volstaat voor uw doel. Zie Overeenkomsten, contracten en toestemmingsformulieren online laten ondertekenen.

Vaste tarieven online (add-on)

Een formulier kan een vaste prijs voor een pakket in rekening brengen. Zet uw pakketten in een veld Card Select met een prijs bij elk pakket, voeg een betaalde extra toe met een veld Toggle (een aan/uit-schakelaar) en stel Tax Rate (%) (btw-tarief) in als u btw rekent. Bezoekers betalen op de eigen afrekenpagina van Stripe of PayPal, en u ontvangt het formulier gemarkeerd als Paid (betaald). Formulierbetalingen zijn alleen eenmalig: gebruik voor maandelijkse abonnementen de functies voor terugkerende betalingen in uw Stripe- of PayPal-account, of de betaalde abonnementen van Membership Sites. Zie Een product met opties en extra's verkopen via uw contactformulier.

Gesprekken en afspraken (add-on)

Met Calendar (kalender) en Select Time (tijd kiezen) kunnen klanten een tijd voorstellen. Het formulier controleert uw agenda niet, dus bevestig per e-mail. Gebruikt u al een online boekingsdienst, toon de kalender daarvan dan met de widget HTML Snippet. Zie Boekingen en aanbetalingen ontvangen met uw contactformulier en Een boekingskalender, Instagram-feed of andere externe code toevoegen met de widget HTML Snippet.

Checklists en handleidingen

Link een knop naar een pdf door Link naar in te stellen op A File (een bestand). Werkt u de checklist bij, gebruik dan Vervang Asset... in de lijst Bestanden: het adres blijft hetzelfde, dus links in uw e-mails blijven werken. Zie Hoe link ik naar een pdf zodat bezoekers die kunnen openen of downloaden? en Een afbeelding of pdf overal tegelijk vervangen en bestanden opruimen die u niet meer gebruikt (de lijst Bestanden).

Herinneringen aan deadlines en nieuws

Plaats herinneringen en korte handleidingen op de blog van EverWeb en deel ze met klanten. Zie Hoe voeg ik een blog toe aan mijn EverWeb-website?.

Help bezoekers antwoorden te vinden

Met een Search Field (zoekveld) kunnen bezoekers elke pagina vinden waarop een woord voorkomt, zoals "btw" of "salarisadministratie". De widget Accordeon houdt een lange pagina met veelgestelde vragen overzichtelijk. Zie Een zoekvak aan uw website toevoegen zodat bezoekers elke pagina kunnen vinden.

Feedback na het drukke seizoen

Een kort formulier met een Star Rating (sterrenbeoordeling) of een Rating Scale (beoordelingsschaal) van 0 tot 10 vertelt u hoe klanten de samenwerking hebben ervaren. Zie Feedback, reviews en enquêteantwoorden verzamelen met beoordelingen.

Gerelateerde artikelen

• Intakeformulieren met bestandsuploads: documenten van uw klanten verzamelen
• Overeenkomsten, contracten en toestemmingsformulieren online laten ondertekenen
• Een product met opties en extra's verkopen via uw contactformulier
• Wat is de Contact Forms Enhanced Add-on?
• Een website voor uw advocatenkantoor bouwen met EverWeb