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Ab EverWeb 4.6 hat das Widget Kontaktformular Erweitert (Contact Form Advanced) ein Feld Signature (Unterschrift). Ihre Kunden lesen Ihre Bedingungen, markieren, dass sie zustimmen, tippen ihren Namen ein, wählen das Datum und unterschreiben mit dem Finger, einem Stift oder der Maus. Sie erhalten die Antworten und ein Bild der Unterschrift per E-Mail.

Wer das nutzt

• Eine Anwaltskanzlei schickt neuen Mandanten einen Link, um die Mandatsvereinbarung zu unterschreiben und angeforderte Unterlagen hochzuladen.
• Ein Bauunternehmer oder Maler lässt Kunden ein Angebot online annehmen, bevor der Auftrag eingeplant wird.
• Ein Fotograf lässt Model-Releases beim Shooting auf dem Handy unterschreiben.
• Eine Schule sammelt Einverständniserklärungen für einen Ausflug, und ein Salon holt vor dem ersten Termin Einwilligungen für Behandlungen ein.

Was Sie brauchen

• EverWeb 4.6 oder neuer.
• Das Contact Forms Enhanced Add-on für die Felder Signature und File Upload (Datei-Upload). Siehe Was ist das Contact Forms Enhanced Add-on? Die anderen Felder hier funktionieren auch ohne.
• HTTPS (das Schloss-Symbol) auf Ihrer Website, damit das Formular sicher übertragen wird: siehe Meine Website wird als „Nicht sicher“ angezeigt: So erhalten Sie HTTPS (SSL) für Ihre Website.

Sie verwenden das Formular-Widget zum ersten Mal? Beginnen Sie mit Ein eigenes Formular erstellen: Angebotsanfragen, Anmeldungen und Datei-Uploads.

Bevor Sie beginnen: Reicht eine Unterschrift im Web?

Die Regeln für elektronische Unterschriften unterscheiden sich je nach Land und Art des Dokuments. Klären Sie mit Ihrem Anwalt oder Ihrem Berufsverband, ob eine Unterschrift in einem Webformular für Ihren Zweck ausreicht. Für Dokumente mit strengen Vorschriften, zum Beispiel Testamente, Grundstücksurkunden und manche Gerichts- oder Steuerformulare, verwenden Sie das Verfahren, das Ihr Berufsstand vorschreibt. EverWeb kann eine Unterschrift erfassen, aber nicht beurteilen, ob diese Unterschrift ausreicht.

Beispielplan für das Formular

Einrichtung

1. Stellen Sie Ihre vollständigen Bedingungen auf eine eigene Seite Ihrer Website oder in ein PDF, damit Ihre Kunden sie lesen können. Das Feld Description fasst nur eine kurze Zeile und ist daher nicht der richtige Ort für eine lange Vereinbarung.
2. Kaufen Sie das Add-on und melden Sie sich in EverWeb bei Ihrem Konto an (EverWeb > Einstellungen auf dem Mac, Bearbeiten > Optionen unter Windows).
3. Ziehen Sie Kontaktformular Erweitert auf eine Seite und öffnen Sie Inspektor > Widget-Einstellungen. Wählen Sie unter Erweitertes Add-on für Kontaktformulare Ihr Add-on aus und geben Sie unter Name des Kontaktformulars einen Namen ein, etwa Mandatsvereinbarungen.
4. Fügen Sie die Felder aus dem Plan mit Add (Hinzufügen) hinzu und wählen Sie jeweils den Control Type (Feldtyp).
5. Geben Sie für das Feld Consent unter Link URL (Link-URL) die vollständige Adresse Ihrer Bedingungsseite ein, beginnend mit https://. Sie öffnet sich in einem neuen Tab. Ein Consent-Feld ist von Anfang an ein Pflichtfeld: Lassen Sie es so.
6. Halten Sie mit dem Hidden Field fest, welcher Version Ihrer Bedingungen der Kunde zugestimmt hat. Besucher sehen es nicht, aber es steht in jeder E-Mail. Ändern Sie es, wenn Sie Ihre Bedingungen ändern.
7. Setzen Sie E-Mail-Versand auf SMTP Details (SMTP-Daten), damit die Unterschrift als Anhang ankommt: siehe Wie verwende ich meine eigenen SMTP-Einstellungen (Postausgang) für mein Kontaktformular?
8. Setzen Sie Bildunterschrift senden (die Beschriftung der Senden-Schaltfläche) auf Unterschreiben und senden, wählen Sie unter Weiter zur Seite eine Dankesseite aus und veröffentlichen Sie mit File > Gesamte Site veröffentlichen (File = Ablage). Testen Sie das Formular auf einem Handy und einem Computer.

Sie möchten mehrere Dokumente erhalten? Fügen Sie für jedes ein eigenes Feld File Upload hinzu. Jedes Feld nimmt eine Datei auf. Siehe Aufnahmeformulare mit Datei-Upload: Dokumente von Ihren Kunden einholen.

Was Sie erhalten

• Eine E-Mail mit allen Antworten, der Version der Vereinbarung und dem Datum.
• Die Unterschrift als Bild (PNG) im Anhang der E-Mail, wenn E-Mail-Versand auf SMTP Details steht. Verwenden Sie SMTP Details für Formulare mit Unterschrift: Bei den anderen Versandarten kommt die Unterschrift nicht zuverlässig als Bild an.
• Mit dem Add-on einen Eintrag in Ihrem Kundenbereich unter Contact Form Submissions > View Form Submissions (Kontaktformular-Einsendungen > Formulareinsendungen anzeigen), wo Sie auch hochgeladene Dateien herunterladen können.
• Bestätigungs-E-Mail senden (mit dem Add-on, der Spam-Schutz muss eingeschaltet sein) kann dem Kunden mit %allformdata% eine Kopie seiner Antworten schicken.

Bewahren Sie die E-Mail auf oder speichern Sie sie als PDF in der Kundenakte. Das ist Ihre Kopie dessen, was der Kunde unterschrieben hat.

Gut zu wissen

• Sie möchten bei der Unterschrift eine Anzahlung oder Gebühr erhalten? Dasselbe Formular kann eine Zahlung annehmen: siehe Buchungen und Anzahlungen mit Ihrem Kontaktformular annehmen.
• Das Unterschriftenfeld hat eine Schaltfläche Clear (Löschen), damit Kunden es noch einmal versuchen können.
• Das Formular kann kein Dokument mit den Angaben des Kunden ausfüllen und kein unterschriebenes PDF für Sie erzeugen. Es zeichnet die Antworten und die Unterschrift zu Ihren Bedingungen auf.
• Felder können nicht abhängig von einer anderen Antwort ein- oder ausgeblendet werden. Wenn ein Formular zwei Arten von Vereinbarungen abdeckt, teilen Sie es mit Step Break (Seitenumbruch) in Seiten auf oder erstellen Sie zwei Formulare.
• Fragen Sie in einem Formularfeld niemals nach Kartennummern, Bankdaten, Passwörtern oder Ausweisnummern.
• Prüfen Sie die für Sie geltenden Datenschutzvorschriften, laden Sie herunter, was Sie brauchen, und löschen Sie Einsendungen, die Sie nicht mehr benötigen, im Kundenbereich.

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