Kennisbank

In EverWeb 4.6 en hoger heeft de widget Contactformulier Geavanceerd een veld Signature (handtekening). Klanten lezen uw voorwaarden, vinken aan dat ze akkoord gaan, typen hun naam, kiezen de datum en ondertekenen met een vinger, stylus of muis. U ontvangt hun antwoorden en een afbeelding van de handtekening per e-mail.

Wie gebruikt dit

• Een advocatenkantoor stuurt nieuwe cliënten een link om de opdrachtbevestiging te ondertekenen en de gevraagde documenten te uploaden.
• Een aannemer of schilder laat klanten een offerte online accepteren voordat de klus wordt ingepland.
• Een fotograaf laat modellen tijdens de shoot op een telefoon een modelrelease ondertekenen.
• Een school verzamelt toestemmingsformulieren voor een schoolreisje, en een salon verzamelt toestemmingsformulieren voor een behandeling vóór de eerste afspraak.

Wat u nodig hebt

• EverWeb 4.6 of hoger.
• De Contact Forms Enhanced-add-on voor de velden Signature en File Upload (bestand uploaden). Zie Wat is de Contact Forms Enhanced-add-on? De andere velden in dit artikel werken ook zonder.
• HTTPS (het slotje) op uw website, zodat het formulier beveiligd wordt verstuurd: zie Mijn site zegt 'Niet veilig': zo krijgt u HTTPS (SSL) op uw website.

Werkt u voor het eerst met de formulierwidget? Begin dan met Een eigen formulier maken: offerteaanvragen, inschrijvingen en bestandsuploads.

Voordat u begint: is een handtekening op een website genoeg?

De regels voor elektronische handtekeningen verschillen per land en per soort document. Vraag uw advocaat of beroepsorganisatie of een handtekening op een webformulier voldoende is voor uw doel. Gebruik voor documenten met strenge regels, zoals testamenten, eigendomsakten en sommige gerechtelijke of belastingformulieren, de werkwijze die uw beroep voorschrijft. EverWeb kan een handtekening verzamelen, maar kan u niet vertellen of die handtekening voldoende is.

Voorbeeldplan voor het formulier

Zo stelt u het in

1. Zet uw volledige voorwaarden op een eigen pagina van uw website, of in een pdf, zodat klanten ze kunnen lezen. Het veld Description bevat één korte regel en is dus niet de plek voor een lange overeenkomst.
2. Koop de add-on en log in op uw account in EverWeb (EverWeb > Instellingen op een Mac, Wijzig > Opties op Windows).
3. Sleep Contactformulier Geavanceerd naar een pagina en open Details > Widget instellingen. Kies uw add-on bij Verbeterde add-on voor contactformulier en typ een Contactformulier Naam, zoals Opdrachtbevestigingen.
4. Voeg de velden uit het plan toe met Add (toevoegen) en kies bij elk veld het Control Type (soort veld).
5. Typ bij het veld Consent het volledige adres van uw voorwaardenpagina in Link URL (link-URL), beginnend met https://. Die opent in een nieuw tabblad. Een Consent-veld is vanaf het begin verplicht: laat dat zo.
6. Gebruik het Hidden Field om vast te leggen met welke versie van uw voorwaarden de klant akkoord ging. Bezoekers zien het niet, maar het staat in elke e-mail. Pas het aan wanneer u uw voorwaarden wijzigt.
7. Stel Mail verzenden in op SMTP Details (SMTP-gegevens), zodat de handtekening als bijlage binnenkomt: zie Hoe gebruik ik mijn eigen SMTP-instellingen (uitgaande e-mail) voor mijn contactformulier?
8. Stel Bijschrift indienen (de tekst op de knop Verzenden) in op Ondertekenen en versturen, kies een bedankpagina bij Doorsturen naar pagina en publiceer met File > Publiceer hele site (File = Archief). Test het op een telefoon en op een computer.

Wilt u meerdere documenten verzamelen? Voeg voor elk document een veld File Upload toe. Elk veld neemt één bestand aan. Zie Intakeformulieren met bestandsuploads: documenten van uw klanten verzamelen.

Wat u ontvangt

• Een e-mail met alle antwoorden, de versie van de overeenkomst en de datum.
• De handtekening als afbeelding (PNG), als bijlage bij de e-mail wanneer Mail verzenden op SMTP Details staat. Gebruik SMTP Details voor handtekeningformulieren: met de andere verzendmethoden komt de handtekening niet altijd als afbeelding aan.
• Met de add-on: een overzicht in uw Klantenpaneel onder Contact Form Submissions > View Form Submissions (formulierinzendingen bekijken), waar u ook geüploade bestanden kunt downloaden.
• Bevestigingsmail verzenden (add-on, spambeveiliging moet aan staan) kan de klant een kopie van zijn antwoorden sturen met %allformdata%.

Bewaar de e-mail, of sla hem op als pdf, bij het dossier van de klant. Dat is uw kopie van wat hij heeft ondertekend.

Goed om te weten

• Wilt u een aanbetaling of vergoeding ontvangen bij het ondertekenen? Hetzelfde formulier kan een betaling ontvangen: zie Boekingen en aanbetalingen ontvangen met uw contactformulier.
• Het handtekeningvak heeft een knop Clear (wissen), zodat klanten het opnieuw kunnen proberen.
• Het formulier kan geen document invullen met de gegevens van de klant en maakt geen ondertekende pdf voor u. Het legt de antwoorden en de handtekening vast naast uw voorwaarden.
• Velden kunnen niet verschijnen of verdwijnen op basis van een ander antwoord. Dekt één formulier twee soorten overeenkomsten, verdeel het dan over pagina's met Step Break (stapscheiding), of maak twee formulieren.
• Vraag nooit om kaartnummers, bankgegevens, wachtwoorden of identiteitsnummers in een formulierveld.
• Controleer welke privacyregels voor u gelden, download wat u nodig hebt en verwijder inzendingen die u niet meer nodig hebt uit het Klantenpaneel.

Gerelateerde artikelen

• Een eigen formulier maken: offerteaanvragen, inschrijvingen en bestandsuploads
• Intakeformulieren met bestandsuploads: documenten van uw klanten verzamelen
• Fotografen: modelreleases, contracten en vragenlijsten voor klanten online
• Een website voor uw advocatenkantoor bouwen met EverWeb
• Wat is de Contact Forms Enhanced-add-on?